Procesos en la Administración

 

Procesos en la Administración

 Procesos 

El diccionario de la real académica  define al proceso como la acción de ir hacia adelante , progreso avance de algo que sucede  también como acciones u operaciones que conducen a un fin.

La Norma ISO 9000:2005 define al proceso como un  conjunto de recursos  y actividades mutuamente relacionada. 

Club  de gestión de la excelencia 

Conjunto   de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entradas en elementos de salida con valor añadido para el cliente .

 ¿Qué es un proceso? 

Es un conjunto de actividades  debidamente ordenadas que tienen por objetivo  obtener un resultado con valor añadido que cubran las necesidades de los clientes de acuerdo a la misión de la organización. 

Esquema  de un proceso

Entradas : Lo que tiene que suceder Para que comience

Actividades e interacciones:  conocimiento , información,  los recursos humanos , recursos materiales .

Salidas: lo que se consigue después de ejecutado el proceso.

 Elementos de un proceso 

Entrada: requerimiento del cliente  que obliga hacer  un proceso determinado .

Directrices:  Normas y pautas que hay que cumplir  para realizar correctamente el proceso .

Recursos : son los materiales que utilizamos para dar el valor añadido como equipamiento y conocimiento profesionales. 

Salidas: son los resultados con un valor añadido .

La documentación de un proceso

Los procesos se describen en una ficha de procesos y estas fichas se acompañan de un diagrama de flujo. 

Los símbolos mas utilizados en el diagrama de flujo son:

Límites:  la elipse se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso 

Operación:  el rectángulo representa establece una actividad o tarea concreta  .

Sentido del flujo: la flecha significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso.

Documentos de entrada: simboliza el documento de entrada necesaria para que algo suceda  En su interior se anota el nombre que corresponde 

Multidocumento de entrada

Decisión:  representa al punto donde se debe tomar una decisión. 

Documento de salida : recoge los documentos de salida que genera la actividad o tarea .

Proceso predefinido: indica una tarea que en si mismo es un proceso.

Los diagramas de flujo también tienen ventajas que permite tener una comunicación  con una única interpretación.  Ayuda a clasificar las responsabilidades y analizar la efectividad  de las actividades para cumplir los objetivos del proceso .

Las ideas claves de un proceso es el conjunto de actividades ordenadas en fases sucesivas que conducen a un resultado de valor para un cliente .

 Procedimiento y formatos 

El procedimiento  es la forma detallada y específica  con la que debemos de realizar una actividad son protocolos  que ayudan a simplificar  y ordenar por partes 

. Materiales

.equipos 

.documentos que deben utilizarse

.como debe controlarse

.como debe evidenciarse  

Documentación de un procedimiento 

Es un documento escrito y se agrupan en u  documento llamado manual de procedimientos .

Los formatos son las plantillas  o herramientas  para recoger la información  que estable el procedimiento  y cuando se cumplimentan con datos se denominan registros

¿Qué es la gestión  por procesos?

Actividades coordinadas  para dirigir y controlar una organización 

Según la ISO 9001:2000 los enfoque a procesos son los resultados deseados .

Según EFQM  las organizaciones  diseñan y gestionan su proceso para satisfacer a sus clientes   .

Claves de la gestión por procesos 

1. Definir los procesos

¿ Qué  hay que hacer y quien debe hacerlo? 

2. Normalizar procesos 

             ¿ Cómo hay que hacerlo para que salga bien?

3. Medir los procesos 

¿ Se esta haciendo bien?

4. Trabajar desde la perspectiva  de la mejora continua 

¿ Cómo mejorar y como innovar 

Ventajas 

Aportan orden, claridad  y estilo de trabajo y estructura en la entidad alinea todo los procesos con la misión  evalúa a los procesos y no a las personas  y permite trabajar  desde una perspectiva de cambio y mejora continua 

Objetivos 

Reducir los costes i termos innecesarios 

Acortar los plazos para reducir los tiempos de cada ciclo 

Mejorar la calidad 

Diferencia entre  las gestión  por departamentos y la gestión por procesos 

Gestión  funcional  o Departamental 

• Organización por departamentos o áreas especializadas 

• Los departamentos condicionan las actividades

• Autoridad basada en jefes 

• Orientación interna de las autoridades  hacia el jefe o  departamento

Gestión por procesos

• Organización  natural orientada a los proceso

• Los procesos de valor añadido condicionan las actividades 

• Autoridad basada en los responsables