Procesos en la Administración
Procesos
El diccionario de la real académica define al proceso como la acción de ir hacia adelante , progreso avance de algo que sucede también como acciones u operaciones que conducen a un fin.
La Norma ISO 9000:2005 define al proceso como un conjunto de recursos y actividades mutuamente relacionada.
Club de gestión de la excelencia
Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entradas en elementos de salida con valor añadido para el cliente .
¿Qué es un proceso?
Es un conjunto de actividades debidamente ordenadas que tienen por objetivo obtener un resultado con valor añadido que cubran las necesidades de los clientes de acuerdo a la misión de la organización.
Esquema de un proceso
Entradas : Lo que tiene que suceder Para que comience
Actividades e interacciones: conocimiento , información, los recursos humanos , recursos materiales .
Salidas: lo que se consigue después de ejecutado el proceso.
Elementos de un proceso
Entrada: requerimiento del cliente que obliga hacer un proceso determinado .
Directrices: Normas y pautas que hay que cumplir para realizar correctamente el proceso .
Recursos : son los materiales que utilizamos para dar el valor añadido como equipamiento y conocimiento profesionales.
Salidas: son los resultados con un valor añadido .
La documentación de un proceso
Los procesos se describen en una ficha de procesos y estas fichas se acompañan de un diagrama de flujo.
Los símbolos mas utilizados en el diagrama de flujo son:
Límites: la elipse se usa para identificar el inicio y el fin de un proceso
Operación: el rectángulo representa establece una actividad o tarea concreta .
Sentido del flujo: la flecha significa el sentido y la secuencia de las etapas del proceso.
Documentos de entrada: simboliza el documento de entrada necesaria para que algo suceda En su interior se anota el nombre que corresponde
Multidocumento de entrada
Decisión: representa al punto donde se debe tomar una decisión.
Documento de salida : recoge los documentos de salida que genera la actividad o tarea .
Proceso predefinido: indica una tarea que en si mismo es un proceso.
Los diagramas de flujo también tienen ventajas que permite tener una comunicación con una única interpretación. Ayuda a clasificar las responsabilidades y analizar la efectividad de las actividades para cumplir los objetivos del proceso .
Las ideas claves de un proceso es el conjunto de actividades ordenadas en fases sucesivas que conducen a un resultado de valor para un cliente .
Procedimiento y formatos
El procedimiento es la forma detallada y específica con la que debemos de realizar una actividad son protocolos que ayudan a simplificar y ordenar por partes
. Materiales
.equipos
.documentos que deben utilizarse
.como debe controlarse
.como debe evidenciarse
Documentación de un procedimiento
Es un documento escrito y se agrupan en u documento llamado manual de procedimientos .
Los formatos son las plantillas o herramientas para recoger la información que estable el procedimiento y cuando se cumplimentan con datos se denominan registros
¿Qué es la gestión por procesos?
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
Según la ISO 9001:2000 los enfoque a procesos son los resultados deseados .
Según EFQM las organizaciones diseñan y gestionan su proceso para satisfacer a sus clientes .
Claves de la gestión por procesos
1. Definir los procesos
¿ Qué hay que hacer y quien debe hacerlo?
2. Normalizar procesos
¿ Cómo hay que hacerlo para que salga bien?
3. Medir los procesos
¿ Se esta haciendo bien?
4. Trabajar desde la perspectiva de la mejora continua
¿ Cómo mejorar y como innovar
Ventajas
Aportan orden, claridad y estilo de trabajo y estructura en la entidad alinea todo los procesos con la misión evalúa a los procesos y no a las personas y permite trabajar desde una perspectiva de cambio y mejora continua
Objetivos
Reducir los costes i termos innecesarios
Acortar los plazos para reducir los tiempos de cada ciclo
Mejorar la calidad
Diferencia entre las gestión por departamentos y la gestión por procesos
Gestión funcional o Departamental
• Organización por departamentos o áreas especializadas
• Los departamentos condicionan las actividades
• Autoridad basada en jefes
• Orientación interna de las autoridades hacia el jefe o departamento
Gestión por procesos
• Organización natural orientada a los proceso
• Los procesos de valor añadido condicionan las actividades
• Autoridad basada en los responsables